La primera tarea en el día a día de los departamentos de comunicación se basa en la recolección de noticias aparecidas en los distintos medios de comunicación relacionadas con la propia marca y con aquellas que están en su mismo sector. Este trabajo de campo resulta fundamental para comprobar el funcionamiento de la estrategia comunicativa y centrar la relevancia que tiene una marca en la actualidad en relación a las de la competencia. Los medios al publicar una noticia ofrecen feedback sobre las acciones comunicativas llevadas a cabo y la reputación de la marca, lo que supone una valiosa información que no se puede pasar por alto a la hora de tomar decisiones. 

El principal hándicap que tiene esta fase de recopilación es su laboriosidad. Hay que dedicar un tiempo bastante amplio para revisar los distintos medios en busca de aquella información que resulte relevante para la empresa o institución. Además, la tarea se dificulta aún más con la eclosión de la prensa digital y los medios locales, que a pesar de tener un ámbito más restringido no dejan de tener importancia en un contexto de globalización como en el que actualmente vivimos. Por lo cual, tener una visión lo más completa y precisa de la actividad de una empresa en los medios es algo casi inabarcable por cuestión de tiempo y recursos.

 ¿Cuánto facilitaría la labor a estos departamentos y gabinetes el contar a diario con una publicación donde tan sólo se recogiese información de su interés? Pues esa posibilidad de que puedan crear un “periódico” propio no es una utopía. Es algo que se puede conseguir con la contratación de un servicio de escucha activa. Dicho servicio se basa fundamentalmente en una observación minuciosa de una gran cantidad de medios en todos los soportes y ámbitos para encontrar una información específica a través de algoritmos informáticos. Seguidamente, la relación de noticias resultante es tratada y cribada por un grupo de profesionales para que estén servidas en conjunto a primera hora de la mañana.

Por ello, el contar con una herramienta de este tipo supone un ahorro sustancial de tiempo al facilitar, casi al extremo, una tarea que es bastante ardua. El presentar toda la información de interés que se ha generado en un mismo espacio, evita tener que leer una gran cantidad de periódicos y medios digitales, escuchar varios programas de radio o ver varias cadenas de televisión. Otra de las grandes ventajas que tiene este tipo de servicio es el control sobre todo aquello que se ha publicado independientemente del tamaño, ámbito o fuste del medio. Por ello, permite tener una perspectiva más precisa y real de la incidencia de la actividad comunicativa en la actualidad mediática, algo que resulta capital a la hora de establecer estrategias y objetivos.

Pero estos servicios ya no solo se circunscriben a los medios de comunicación, sino que han ido un paso más allá con la monitorización y análisis de las redes sociales. A día de hoy, lo que se comenta y dice en las redes se ha convertido en algo de suma importancia para la reputación de una marca o institución. Por ello, el poder controlar lo que en ellas acontece no es un asunto baladí.

En conclusión, todo departamento de comunicación o gabinete de prensa debería contar con un buen servicio de escucha activa porque, además de suponer una simplificación de la tarea y permitir una mejor distribución de los recursos para dedicar más tiempo a otras labores, ofrece una información más exacta y real del posicionamiento de la marca en los medios de comunicación.